Vérification des contrôles
fondamentaux au sein du
Bureau de l’enquêteur
correctionnel

Février 2011

Bureau du contrôleur général


Objectif et portée

Retourner au haut de la page

L’objectif de cette vérification était de s’assurer que les contrôles fondamentaux des fonctions administratives dans les secteurs de la gestion financière, des marchés, des voyages et de l’accueil, et des ressources humaines au sein du Bureau de l’enquêteur correctionnel (BEC) sont efficaces et conformes aux lois, politiques et directives correspondantes.

Cette vérification comprenait l’examen d’un échantillon de transactions pour chacune des politiques et directives énoncées à l’annexe 1 du présent rapport. Les transactions ont été faites au cours de l’année financière 2010.

Un protocole d’entente établi avec d’autres institutions fédérales canadiennes, responsables, au nom du BEC, de certaines exigences dans ces politiques et directives, a limité la portée de la vérification.

Cette vérification a été faite conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne.[1]

Constatations de la vérification

Retourner au haut de la page

À quelques exceptions près, nous avons constaté que le BEC se conformait aux lois, politiques et directives dans les secteurs de la gestion financière, des marchés, des voyages et de l’accueil, et des ressources humaines. Au chapitre des secteurs à améliorer, nous avons relevé la nécessité de conserver des documents étayant le respect des formalités de départ et d’approuver les demandes de congés annuels à l’avance.

Conclusion

Retourner au haut de la page

Les contrôles fondamentaux des fonctions administratives dans les secteurs de la gestion financière, des marchés, des voyages et de l’accueil, et des ressources humaines au sein du BEC sont efficaces et généralement conformes aux lois, politiques et directives correspondantes.

Les secteurs de non-conformité ont été portés à l’attention de la direction du BEC, qui a reconnu la pertinence des conclusions de la vérification et convenu de prendre des mesures pour améliorer les secteurs visés. La direction du BEC a présenté au Bureau du contrôleur général (BCG) le plan d’action qu’elle entend suivre pour apporter les corrections nécessaires. Le BCG exercera un suivi du plan d’action proposé afin de s’assurer que toutes les lacunes ciblées sont corrigées.

Brian M. Aiken, CIA, CFE
Contrôleur général adjoint
Secteur de la vérification interne, Bureau du contrôleur général

 

ANNEXES

Retourner au haut de la page

Annexe 1 : Politiques et directives visées par la vérification

Gestion Financière

  • Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses
  • Directive sur l’engagement des dépenses et le contrôle des engagements
  • Directive sur la vérification des comptes
  • Directive sur les cartes d’achat

Marchés

  • Politique sur les marchés

Voyages et accueil

  • Directive sur les voyages du Conseil national mixte
  • Directive sur les cartes de voyage et les chèques de voyage
  • Politique sur l'accueil

Ressouces humaines

  • Politique en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement
  • Politique de gestion des cadres supérieurs du Bureau de l’enquêteur correctionnel
  • Directive sur les congés et les modalités de travail spéciales
  • Directive sur la gestion financière de l’administration de la paye
  • Employés occasionnels

 

Annexe 2 : Plan d'action de la gestion

Plan d'action de la gestion
Vérification des contrôles de base du Bureau de l’enquêteur correctionnel

Avis du Bureau de l'enquêteur correctionnel sur le rapport de vérification

Veuillez indiquer ici que l’organisation a examiné les constatations et les recommandations et que, en ce qui concerne la portée de l’évaluation, celles-ci représentent adéquatement l’état des contrôles en matière de gestion financière, de passation de marchés, de frais de voyage et d’accueil, ainsi que de ressources humaines.
(En cas de désaccord, veuillez communiquer avec nous dès que possible.)

Le Bureau de l’enquêteur correctionnel a examiné les constatations et les recommandations de la vérification, et celles-ci représentent avec exactitude la gestion de l’organisation, ainsi que la conformité de cette dernière aux politiques et aux lois en matière de gestion financière, de passation de marchés, de frais de voyage et d’accueil, ainsi que de ressources humaines.  Dès le départ, l’organisation a considéré cet exercice comme une occasion de confirmer que les pratiques et les procédures sont en place pour assurer la gouvernance appropriée des activités, et d’établir des pratiques exemplaires au besoin.  D’ailleurs, les commentaires de l’équipe de vérification et la formulation de seulement deux recommandations de faible priorité démontrent que le Bureau est bien positionné dans les domaines évalués.

 

Recommandations Priorité Réponse et mesures prévues Responsabilités
(Poste du responsable de la mesure)
Échéances
1. Le BEC devrait prendre les mesures qui s’imposent pour veiller à ce que les demandes de congé payé pour des vacances soient préautorisées. Faible Recommandation acceptée    
    1. Un courriel sera envoyé aux superviseurs et aux cadres supérieurs ayant des pouvoirs délégués en RH pour leur rappeler qu’ils sont responsables de s’assurer que toutes les demandes de vacances sont préautorisées et saisies dans le Système de gestion des ressources humaines (SGRH) avant la date de début du congé. Directeur, Services corporatifs et de la planification Un courriel sera envoyé aux superviseurs et aux cadres supérieurs des RH avant la fin de janvier 2011.
    2. Les Services corporatifs effectueront des vérifications semestrielles des données sur l’utilisation des congés dans le SGRH afin de s’assurer que les congés de vacances sont préautorisés. Directeur, Services corporatifs et de la planification La première vérification aura lieu en juillet 2011.
         
2. Le BEC devrait conserver les documents écrits démontrant que les procédures de départ ont été suivies afin d’attester que les sommes et les actifs dus à la Couronne sont comptabilisés et justifiés avant le départ d’un employé. Faible Recommandation acceptée    
    Un formulaire détaillé des arrivées et des départs a été élaboré et mis en place.  Le chef des Services administratifs s’assurera que ce formulaire est consigné au dossier des employés. Directeur, Services corporatifs et de la planification En vigueur.

NOTE DE PIED DE PAGE

Retourner au haut de la page

1Le Bureau de l’enquêteur correctionnel n’a fait l’objet d’aucune évaluation externe qui démontre sa conformité à ce chapitre.