Bureau de l’enquêteur correctionnel
Code de conduite

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Table des matières

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Chapitre 1 : Introduction

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1.1 Préambule

À titre de champion des valeurs et de l'éthique pour l'organisme, l'Enquêteur correctionnel a procédé à des consultations (des rencontres individuelles avec le personnel) pour obtenir des points de vue, connaître les attentes et recevoir des commentaires au sujet de l'élaboration d'un code de conduite pour les employés. Ces conversations individuelles ont servi de base à la journée de réflexion des employés de 2012.

Énoncé de mission

À titre d'ombudsman auprès des délinquants sous responsabilité fédérale, le Bureau de l'enquêteur correctionnel est au service des Canadiens et contribue à ce que les services correctionnels soient sécuritaires, humains et respectueux de la loi en assurant une surveillance indépendante du Service correctionnel du Canada, notamment en effectuant en temps opportun un examen impartial et accessible des préoccupations individuelles et généralisées.

Le rôle de surveillance du BEC vise essentiellement à faire en sorte que le Service correctionnel du Canada (SCC) s'acquitte du mandat que lui confère la loi, tout en respectant ses obligations nationales et internationales légales et en matière de droits de la personne. Le BEC a comme valeurs fondamentales l'indépendance, l'impartialité et le respect des droits de la personne.

Le travail accompli par le personnel d'enquête et son dévouement constant à assurer la conformité à la loi et aux politiques, ainsi que l'impartialité du processus décisionnel, sont fondés sur le principe que les délinquants, à l'instar des autres Canadiens, doivent être traités avec dignité et dans le respect de la primauté du droit.

1.2 Champ d'application

Ce code s'applique à tout employé du BEC. La reconnaissance de ces valeurs et des comportements attendus est une condition d'emploi de tous les employés de l'organisme, quel que soit leur niveau ou leur poste. Tout manquement à ces valeurs ou aux comportements attendus peut entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au congédiement.

On s'attend à ce que la plupart des questions relevant de l'application de ce code soient résolues au niveau organisationnel.

Le Code de conduite du BEC a été approuvé par le Comité de la haute gestion le 14 juin 2012 et il est entré en vigueur la même journée.

1.3 Objectifs

Ce code précise les valeurs et les comportements attendus de façon à guider les employés du BEC dans l'exercice de leurs fonctions. En s'engageant à respecter ces valeurs et à adopter les comportements attendus, les employés contribuent à renforcer la culture éthique de l'organisme et contribuent à maintenir la confiance du public dans l'intégrité de toutes les institutions publiques.

Ce code établit les valeurs et l'éthique qui guideront et soutiendront les employés du BEC dans toutes leurs activités et relations professionnelles.

Il sert à maintenir et à accroître la confiance du public dans l'intégrité du BEC, tout en renforçant le respect et la reconnaissance du rôle que joue le Bureau au sein de la démocratie canadienne et le système canadien de justice pénale.

Le Code énonce les valeurs du BEC ainsi que les mesures relatives aux conflits d'intérêts et à l'après-mandat.

Tel qu'établi par le gouvernement du Canada, ce code est conforme à l'article 5 de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles. Le Code doit être lu en tenant compte des autres politiques pertinentes en matière de ressources humaines, y compris la Directive sur les mesures disciplinaires du BEC et les conditions d'emploi.

Chapitre 2 : Valeurs et comportements

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2.1 Valeurs de la fonction publique

Dans l'exercice de leurs fonctions et dans leur conduite professionnelle, les employés du BEC sont guidés par un cadre équilibré de valeurs : les valeurs démocratiques, professionnelles, déontologiques et personnelles. Ces familles de valeurs ne se distinguent pas les unes des autres mais se chevauchent.

Respect de la démocratie : Le régime canadien de démocratie parlementaire et ses institutions sont fondamentaux pour servir l'intérêt public. Les fonctionnaires reconnaissent que les élus sont responsables devant le Parlement et, par conséquent, devant la population canadienne, et qu'un secteur public non partisan est essentiel à notre système démocratique.

Les fonctionnaires préservent le régime canadien de démocratie parlementaire et ses institutions.

  • Ils respectent la primauté du droit et exercent leurs fonctions conformément aux lois, aux politiques et aux directives de façon non partisane et impartiale.
  • Ils exécutent avec loyauté les décisions prises par leurs dirigeants conformément à la loi et aident les ministres à rendre compte au Parlement et à la population canadienne.
  • Ils communiquent aux décideurs l'information, les analyses et les conseils nécessaires en s'efforçant d'être toujours ouverts, francs et impartiaux.

Respect envers les personnes : Notre relation avec la population canadienne doit être empreinte de respect, de dignité et d'équité, valeurs qui contribuent à un milieu de travail sûr et sain propice à l'engagement, à l'ouverture et à la transparence. Notre esprit d'innovation procède de la diversité de notre population et des idées qui en émanent.

Les fonctionnaires respectent la dignité humaine et reconnaissent la valeur de chaque personne en adoptant les comportements suivants :

  • Ils traitent chaque personne avec respect et équité.
  • Ils valorisent la diversité et l'avantage que présentent les qualités uniques et les forces propres à une main-d'oeuvre diversifiée.
  • Ils favorisent l'établissement et le maintien de milieux de travail sûrs et sains, exempts de harcèlement et de discrimination.
  • Ils travaillent ensemble dans un esprit d'ouverture, d'honnêteté et de transparence qui favorise l'engagement, la collaboration et la communication respectueuse.

Intégrité : L'intégrité est la pierre angulaire de la bonne gouvernance et de la démocratie. Forts des normes d'éthique les plus rigoureuses, les fonctionnaires maintiennent et renforcent la confiance du public en l'honnêteté, l'équité et l'impartialité du secteur public fédéral.

Les fonctionnaires servent l'intérêt public.

  • Ils se conduisent toujours avec intégrité et d'une manière qui peut résister à l'examen public le plus approfondi; cette obligation ne se limite pas à la simple observation de la loi.
  • Ils n'utilisent jamais leurs rôles officiels en vue d'obtenir de façon inappropriée un avantage pour eux-mêmes ou autrui ou en vue de nuire à quelqu'un.
  • Ils prennent toutes les mesures possibles pour prévenir et résoudre, dans l'intérêt du public, tout conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel entre leurs responsabilités officielles et leurs affaires personnelles.
  • Ils agissent de manière à préserver la confiance de leur employeur.

Intendance : Les fonctionnaires fédéraux se voient confier la responsabilité d'utiliser et de gérer judicieusement les ressources publiques, tant à court qu'à long terme.

Les fonctionnaires utilisent les ressources de façon responsable.

  • Ils veillent à l'utilisation efficace et efficiente des fonds, des biens et des ressources publics dont ils ont la responsabilité.
  • Ils tiennent compte des répercussions à court et à long terme de leurs actions sur les personnes et sur l'environnement.
  • Ils acquièrent, conservent et mettent en commun les connaissances et l'information de la façon indiquée.

Excellence : L'excellence dans la conception et l'administration des politiques, des programmes et des services du secteur public est bénéfique pour tous les aspects de la vie publique au Canada. La collaboration, l'engagement positif, l'esprit d'équipe et le perfectionnement professionnel sont tous essentiels pour qu'une organisation soit hautement performante.

Les fonctionnaires font preuve d'excellence sur le plan professionnel.

  • Ils fournissent en temps utile des services équitables, efficients et efficaces dans le respect des exigences relatives aux langues officielles au Canada.
  • Ils améliorent continuellement la qualité des politiques, des programmes et des services qu'ils offrent à la population canadienne et aux autres parties du secteur public.
  • Ils privilégient un environnement de travail qui encourage le travail d'équipe, l'apprentissage et l'innovation.

2.2 Valeurs du BEC et comportements attendus

Les employés du BEC sont tenus de se comporter avec éthique et en conformité avec les valeurs et les normes énoncées dans le présent code, lequel fait partie de leurs conditions d'emploi. Le Code de conduite du BEC va de pair avec le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique; les deux codes s'appliquent aux employés du BEC.

Les employés du BEC doivent viser des normes de conduite élevées dans l'accomplissement de leurs fonctions et tirer de la fierté de leurs réalisations. Il leur incombe de se conduire avec professionnalisme et de s'efforcer à atteindre une norme acceptable de comportement, de compétence et d'intégrité dans leur travail conformément aux valeurs énoncées dans la raison d'être de l'organisme.

En plus de ces normes de conduite, les employés du BEC doivent se comporter en respectant les principes qui suivent.

RESPECT DE LA DÉMOCRATIE

  • Veiller à ce que l'effectif de l'organisation soit représentatif de la diversité multiculturelle de la société canadienne.
  • Veiller à ce que les pratiques correctionnelles respectent la primauté du droit, la Charte canadienne des droits et libertés de même que les obligations nationales et internationales du Canada en matière de droits de la personne.
  • Contribuer à la sécurité publique en appliquant avec rigueur et professionnalisme la Partie III de la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition.
  • Respecter le fait que les personnes privées de leur liberté doivent être traitées de façon humaine avec dignité et respect.
  • Offrir une voie de recours externe et efficace aux délinquants sous responsabilité fédérale qui maximisera la résolution des plaintes des délinquants et améliorera la responsabilisation du SCC.
  • Veiller à ce que les décisions soient prises et communiquées d'une manière juste et directe.
  • Formuler des recommandations raisonnables et constructives au SCC au sujet des plaintes individuelles et des problèmes systémiques qui viendront appuyer le SCC à titre d'organisme ouvert, transparent et responsable.
  • Par l'entremise du ministre de la Sécurité publique, faire rapport au Parlement et au grand public sur les problèmes des délinquants d'une manière responsable, constructive et équilibrée.
  • Formuler des recommandations et des conclusions qui reposent sur des données probantes et des enquêtes rigoureuses.
  • Protéger l'indépendance du Bureau et conserver l'autonomie de ce dernier par rapport au ministre et au ministère de la Sécurité publique.
  • Favoriser l'élaboration de politiques fondées sur des données probantes dans le système correctionnel fédéral.
  • Répondre rapidement aux demandes d'accès à l'information et de communication de renseignements personnels de façon ouverte et transparente.

RESPECT ENVERS LES PERSONNES

  • Faire preuve de courtoisie, de respect et d'équité dans toutes les interactions avec les employés du SCC, les délinquants, les collègues et les membres du public.
  • Veiller à ce que toutes les interactions avec le SCC soient professionnelles, respectueuses et constructives.
  • Accorder la plus grande importance à la dignité, à la diversité et à la valeur des personnes dans toutes les interactions avec les employés du SCC, les délinquants, les collègues et les membres du public.
  • Faire preuve de patience, compréhension et de tact au moment de traiter avec des délinquants ou des membres du publique pouvant être en crise ou avoir des besoins spéciaux.
  • Régler avec professionnalisme, avec la participation et le soutien actif des directeurs du BEC, les cas où les délinquants utilisent un langage irrespectueux.
  • Contribuer activement au maintien d'un milieu de travail exempt de harcèlement et de pratiques portant atteinte à la dignité humaine.
  • Traiter les collègues, les subalternes, les superviseurs et les cadres supérieurs du BEC avec respect et comprendre leurs rôles et responsabilités respectifs ainsi que leur contribution personnelle à la réalisation du mandat et des activités du BEC.
  • Tenter de désamorcer les tensions ou de résoudre les conflits de travail aussi tôt que possible et au niveau le plus bas ou au niveau approprié de l'organisme; utiliser le Système de gestion informelle des conflits au besoin.
  • Promouvoir la conciliation travail-vie personnelle.

INTÉGRITÉ

  • Être axé sur le service à la clientèle en offrant des services d'ombudsman opportuns, accessibles et professionnels aux délinquants sous responsabilité fédérale.
  • Agir d'une manière objective, juste et impartiale dans le traitement des plaintes des délinquants, et exercer les pouvoirs du BEC d'une façon empreinte de principes, d'ouverture, de professionnalisme et d'équité.
  • Protéger les renseignements confidentiels et classifiés, notamment en respectant l'obligation légale d'assurer la confidentialité des communications avec les délinquants.
  • Obtenir l'autorisation légale auprès de l'Enquêteur correctionnel pour divulguer des renseignements confidentiels à propos des délinquants.
  • Contribuer au système correctionnel qui est juste et humain grâce à une approche axée sur le client, de la prestation de services d'ombudsman accessibles et professionnels en temps opportun.
  • Agir d'une manière professionnelle qui ne discréditera pas le BEC et n'aura pas d'effet ou ne sèmera pas un doute sur la capacité du BEC à assumer ses fonctions, et qui n'entrera pas en conflit avec les fonctions officielles du Bureau.
  • Formuler des recommandations au SCC qui sont raisonnables et fondées sur des données probantes obtenues d'une manière rigoureuse et dans le cadre d'enquêtes.
  • S'acquitter des tâches demandées selon les directives données avec dévouement et enthousiasme, respecter les conditions d'emploi du BEC et suivre les politiques pertinentes du BEC et de la fonction publique, y compris les codes de conduite.
  • Documenter rigoureusement les interventions en appui aux obligations du BEC, à titre d'organisme ouvert, transparent et responsable.
  • Fournir un soutien et de la formation pour régler les problèmes de rendement des employés, et appliquer des mesures disciplinaires correctives d'une manière juste, opportune et progressive, aux employés du BEC au besoin.

INTENDANCE

  • Exercer des responsabilités en matière de ressources humaines et financières d'une façon responsable et avec la diligence requise.
  • Respecter le statut d'employeur distinct du BEC tout en maintenant la transparence et la responsabilité.
  • Veiller à l'exercice d'une diligence raisonnable et à la conformité avec la Loi sur la gestion des finances publiques et les obligations connexes pour toutes les transactions financières, y compris les demandes de remboursement des frais de voyage et d'accueil.
  • Gérer les congés avec honnêteté et transparence, conformément à la politique du BEC.
  • Veiller à ce que la haute gestion ait de l'information précise et complète sur les budgets et les dépenses, et prendre des décisions rentables et compatibles avec la prestation de services d'ombudsman professionnels.

EXCELLENCE

  • Gérer les ressources humaines et financières avec excellence, et continuer à faire du BEC un employeur de choix.
  • Établir des normes élevées de rendement pour les enquêtes et les opérations et s'efforcer d'offrir des services d'ombudsman professionnels et efficaces.
  • Intégrer des pratiques exemplaires dans tous les secteurs d'activité et toutes les politiques du BEC.
  • S'inspirer des pratiques exemplaires découlant des travaux d'autres autorités compétentes, et être un chef de file quant à la promotion de services correctionnels efficaces.
  • Documenter toute l'information pertinente et se conformer à l'obligation du BEC d'agir équitablement d'une manière ouverte et transparente.
  • Faire preuve de stratégie et de respect dans l'utilisation des options disponibles pour maximiser l'acceptation des recommandations du BEC.

Chapitre 3 : Responsabilité et obligations

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3.1 Employés du BEC

Le présent code s'inscrit dans les conditions d'emploi du BEC et les employés le reconnaissent en signant une lettre d'offre d'emploi. Il incombe à tous les employés du BEC de s'y conformer et de démontrer, par leurs gestes et leurs comportements, les valeurs et l'éthique du BEC. Ils ont notamment les obligations suivantes :

  1. Dans les 60 jours suivant leur première nomination ou une nomination ou une mutation subséquente, les employés du BEC doivent signaler toutes les activités extérieures, tous les actifs et tous les passifs directs et éventuels pouvant les placer dans une situation de conflit d'intérêts dans l'exercice de leurs fonctions officielles. À cette fin, ils doivent présenter un rapport confidentiel à l'Enquêteur correctionnel. http://www.tbs-sct.gc.ca/tbsf-fsct/610-30-fra.asp
  2. Chaque fois que des changements importants surviennent dans leurs affaires personnelles ou leurs fonctions officielles, les employés du BEC doivent revoir leurs obligations en regard du présent code. S'il existe un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel, ils doivent produire un nouveau rapport confidentiel à l'intention de l'Enquêteur correctionnel.
  3. Lorsqu'ils négocient avec des personnes de l'extérieur des ententes de nature financière, les employés du BEC doivent se conformer aux mesures relatives aux conflits d'intérêts et à l'après-mandat prévues dans le Code de conduite. S'ils ont des doutes, les employés doivent immédiatement faire part de la situation à leur directeur afin de recevoir des conseils ou d'obtenir des directives sur la marche à suivre.

Face à un dilemme éthique, les employés sont encouragés à utiliser les possibilités et les mécanismes mis en place par l'Enquêteur correctionnel pour soulever, discuter et régler des questions liées au Code.

Les employés du BEC qui ont le sentiment qu'on leur demande d'agir de manière incompatible avec les valeurs et l'éthique énoncés dans le Code doivent tout d'abord tenter de soulever cette préoccupation à leurs supérieurs hiérarchiques. Le Code propose aussi d'autres pistes de solution.

Tous les employés du BEC doivent remplir leurs responsabilités professionnelles d'une façon qui aide l'organisme à accomplir son mandat et à atteindre ses objectifs stratégiques. Ils doivent aussi respecter et appliquer la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition, la Loi sur la gestion des finances publiques, la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, de même que toute autre loi et tout autre règlement pertinents. En particulier, on s'attend à ce qu'ils respectent l'esprit et la lettre du Code en tout temps.

3.2 Haute gestion

Il incombe aux membres de la haute gestion du BEC de veiller à ce que tous les employés relevant d'eux connaissent le Code de conduite du BEC ainsi que les valeurs et le cadre éthique qu'il renferme.

Chapitre 4 : Pistes de solution

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4.1 Généralités

Tout employé du BEC qui veut soulever, discuter et tenter de clarifier des questions liées au présent code doit d'abord en parler avec son superviseur ou communiquer avec l'agent supérieur désigné par l'Enquêteur correctionnel en vertu du Code, conformément aux procédures et aux modalités établies par l'Enquêteur correctionnel.

Tout employé du BEC qui est témoin ou a connaissance d'un acte fautif commis au travail peut en faire part en toute confiance et sans crainte de représailles à l'agent supérieur désigné à cette fin par l'Enquêteur correctionnel, en vertu des dispositions de la Politique sur la divulgation interne d'information concernant des actes fautifs au travail et du Système de gestion informelle des conflits.

De plus, s'il estime qu'on lui demande d'agir de manière incompatible avec les valeurs et le cadre d'éthique du présent code, tout employé du BEC peut en faire part, en toute confiance et sans crainte de représailles, à l'agent supérieur tel que décrit ci-dessus.

4.2 Agent supérieur chargé des divulgations

L'Enquêteur correctionnel a désigné le directeur, Services corporatifs et de la planification et dirigeant principal des finances comme agent supérieur du BEC chargé des divulgations. Ce dernier favorise un environnement positif de divulgation des actes répréhensibles et donne suite aux divulgations d'actes répréhensibles commis par des employés du BEC. Il aide l'Enquêteur correctionnel à satisfaire aux exigences de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles (LPFDAR).

Conformément à la LPFDAR, les pouvoirs et les responsabilités de l'agent supérieur comprennent les dispositions relatives aux procédures de divulgation interne suivantes :

  1. Fournir des renseignements, des conseils et une orientation aux employés au sujet des procédures de divulgation internes, notamment sur la façon d'effectuer les divulgations, la procédure d'enquête et le traitement des divulgations faites aux superviseurs ou aux directeurs.
  2. Recueillir et consigner les divulgations et les examiner afin de déterminer s'il existe des motifs suffisants d'y donner suite en vertu de la LPFDAR.
  3. Diriger les enquêtes concernant les divulgations et déterminer s'il y a lieu de donner suite à une divulgation faite en vertu de la LPFDAR, d'entreprendre une enquête ou de mettre fin à une enquête.
  4. Lorsqu'une divulgation ou une enquête relative à une divulgation vise un autre organisme, coordonner le traitement de la divulgation en collaboration avec l'agent supérieur de l'organisme en question.
  5. Communiquer par écrit à la personne ou aux personnes ayant fait une divulgation le résultat de tout examen ou de toute enquête se rapportant à la divulgation, ainsi que l'état d'avancement des mesures prises pour donner suite à la divulgation, s'il y a lieu.
  6. Communiquer directement à l'Enquêteur correctionnel les résultats des enquêtes et tout problème systémique pouvant donner lieu à un acte répréhensible et lui recommander des mesures correctives, s'il y a lieu.

Chapitre 5 : Conflit d'intérêts

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5.1 Généralités

Si une question n'est pas réglée correctement au niveau interne approprié, ou que l'employé a lieu de croire que la question ne peut pas être divulguée confidentiellement au sein de l'organisme, elle peut être soumise à l'agent de l'intégrité de la fonction publique, conformément à la Politique sur la divulgation interne d'information concernant les actes fautifs au travail et au Système de résolution informelle des conflits.

En ce qui a trait aux arrangements pertinents requis pour empêcher les conflits d'intérêts décrits dans le présent code, on prévoit que la plupart des situations peuvent être réglées par une discussion avec l'employé, par la recherche de pistes de solution et par la prise de mesures appropriées. Si un employé et l'Enquêteur correctionnel ne s'entendent pas sur les arrangements appropriés à prendre pour empêcher un conflit d'intérêts figurant au présent code, le désaccord doit être résolu à l'aide des procédures de recours établies.

5.2 Prévention des conflits d'intérêts

Les employés doivent éviter et prévenir les situations pouvant donner lieu à un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel. Si les intérêts privés et les fonctions officielles d'un employé entrent en conflit, l'intérêt public doit primer dans la résolution du conflit. Les employés ne doivent jamais se comporter d'une manière qui nuit ou risque de nuire au BEC ou à la fonction publique du Canada.

Un employé ne peut pas utiliser son poste pour influer sur les procédures du BEC, ou s'y soustraire, pour des gains personnels ou ceux de sa famille, de ses amis, de ses collègues ou de toute autre personne.

Un employé doit signaler à son superviseur toute circonstance qui peut le placer en situation de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel. S'il est incertain ou ne sait pas si ses actions, ses activités ou sa situation constituent ou pourraient sembler constituer un conflit d'intérêts, il doit s'informer auprès de l'Enquêteur correctionnel ou présenter par écrit à ce dernier un rapport confidentiel. http://www.tbs-sct.gc.ca/tbsf-fsct/610-30-fra.asp

Bien que le BEC soit favorable aux activités bénévoles, les employés doivent s'assurer qu'elles ne donnent pas lieu à un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel.

Les employés doivent particulièrement faire preuve de vigilance lorsqu'ils utilisent les médias sociaux ou d'autres plateformes Internet ou de communications électroniques. Ils doivent particulièrement faire attention à ne pas donner l'identité de personnes, de délinquants et de collègues, à nommer des lieux ou à formuler des commentaires sur les politiques du gouvernement du Canada.

5.3 Cadeaux, marques d'accueil et autres avantages

Conformément au présent code, il est interdit pour un employé d'accepter ou de demander un cadeau, une marque d'accueil ou autres avantages qui risqueraient d'avoir une influence réelle ou apparente sur son objectivité dans l'exercice de ses fonctions officielles ou qui pourraient le placer en situation d'obligé envers le donateur. Ce geste pourrait sembler influencer ou potentiellement influencer le jugement de l'employé ou de remettre en question son intégrité professionnelle ou l'intégrité du BEC.

Si un cadeau est offert à un employé, il doit en aviser immédiatement par écrit son superviseur immédiat, peu importe qu'il ait accepté ou non le cadeau, la marque d'accueil ou l'avantage. Le ou les employés devront assumer les coûts associés à l'acceptation ou au retour du cadeau.

L'acceptation d'un cadeau, d'une marque d'accueil ou d'un autre avantage est admissible si :

  • la valeur est minime (p. ex. objets promotionnels peu coûteux, repas légers ou souvenirs non monnayables) et si cela se produit rarement;
  • l'offre se produit lors d'une activité ou d'un événement lié à l'exercice des fonctions officielles de l'employé;
  • cela est conforme aux règles normales de courtoisie, de l'accueil ou du protocole;
  • cela ne compromet pas ou ne semble pas compromettre d'aucune façon l'intégrité de l'employé ou du BEC.

En cas de doute, l'employé doit refuser le cadeau, la marque d'accueil ou tout autre avantage.

Lorsqu'il est impossible de refuser un cadeau, une marque d'accueil ou un autre avantage ne répondant pas aux critères d'acceptabilité précités, ou lorsqu'on estime qu'il est suffisamment avantageux pour le BEC d'accepter certains types de marques d'accueil, l'employé doit en discuter avec son superviseur, lequel demandera conseil à l'Enquêteur correctionnel qui est responsable de la prise de décisions en matière de conflit d'intérêts. L'employé recevra ensuite une note écrite lui indiquant si le cadeau, la marque d'accueil ou autre avantage doit être refusé ou conservé par le BEC, donné à un organisme de bienfaisance, cédé ou conservé par l'employé.

En aucun temps les employés ne doivent solliciter des cadeaux, des marques d'accueil, d'autres avantages ou des transferts de valeur financière auprès d'une personne, d'un groupe ou d'une organisation du secteur privé qui traite avec le BEC ou la fonction publique.

Dans le cadre de levées de fonds au profit d'organismes de bienfaisance, l'employé doit obtenir une autorisation de son directeur, qui demandera l'autorisation de l'Enquêteur correctionnel responsable de la prise de décisions concernant les conflits d'intérêts, pour permettre à l'employé de solliciter des dons, des prix ou des contributions en nature auprès d'organisations ou de personnes de l'extérieur.

Les employés doivent toujours refuser les rétributions (un paiement versé volontairement à un professionnel en échange de services pour lesquels des honoraires ne sont pas requi traditionnellement ou en vertu de la loi).

5.4 Traitements de faveur

Lorsqu'ils participent à la prise de décision liée à un processus de dotation ou d'attribution de contrats, les employés veillent à ne pas accorder un traitement de faveur ou de l'aide à quiconque. Au cours de la prise de décision liée à l'octroi de bienfaits financiers à des parties externes, les employés n'accordent pas de traitement de faveur ou d'aide à quiconque. Les employés ne doivent pas offrir d'aide aux personnes ou aux entités qui font affaire avec le gouvernement, si cette aide ne fait pas partie de leurs fonctions officielles, à moins qu'ils n'aient obtenu l'autorisation de leur directeur et qu'ils observent les conditions de cette autorisation. Fournir des renseignements faciles à obtenir au grand public ou à des entités où les employés ont un intérêt n'est pas considéré comme un traitement de faveur.

Chapitre 6 : Mesures concernant l'après-mandat

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6.1 Généralités

En ce qui a trait aux arrangements pertinents requis pour respecter les mesures concernant l'après-mandat décrites dans le présent code, on prévoit que la plupart des situations pourront être réglées par une discussion avec l'employé, par la définition de pistes de solution et par la prise de mesures appropriées. Si un employé et l'Enquêteur correctionnel ne s'entendent pas sur les arrangements appropriés à prendre pour respecter les mesures concernant l'après-mandat décrites dans le présent code, le désaccord doit être résolu à l'aide des procédures de recours établies.

Ces mesures visent à établir des règles de conduite au sujet de l'après-mandat. Elles servent de complément aux valeurs du BEC établies au chapitre 2, ainsi qu'aux mesures concernant les conflits d'intérêts définies au chapitre 5.

6.2 Responsabilité générale des employés du BEC

Sans limiter indûment leurs capacités à chercher un autre emploi, les anciens employés du BEC doivent réduire le plus possible les possibilités de conflits d'intérêts réels, apparents ou potentiels entre leur nouvel emploi et leurs dernières fonctions au BEC. Avant de quitter leur emploi, les employés du BEC doivent faire connaître leur intention à leur directeur en ce qui a trait à leur futur emploi et discuter avec lui des conflits possibles.

6.3 Champ d'application

La responsabilité générale susmentionnée s'applique à tous les employés du BEC visés par le Code. Les mesures qui suivent s'appliquent particulièrement aux employés du BEC occupant des postes de direction (EX), ou leurs équivalents, ainsi qu'aux postes EX moins 1 et EX moins 2, et leurs équivalents (p. ex. les postes WP-06, WP-05, AS-07, EC-07).

L'Enquêteur correctionnel peut étendre l'application de ces mesures à d'autres postes (lorsque le poste comprend des fonctions officielles qui soulèvent des préoccupations quant à l'après-mandat) ou exclure des postes de ces mesures (lorsque les fonctions officielles ne soulèvent pas de préoccupations quant à l'après mandat).

6.4 Avant de quitter l'organisme

Les employés du BEC doivent divulguer dans un rapport confidentiel à l'Enquêteur correctionnel toutes les offres sérieuses qui pourraient les placer dans une situation de conflit d'intérêt réel, apparent ou potentiel. Ils doivent aussi divulguer immédiatement leur acceptation de telles offres.

6.5 Période de restriction

Pour une période d'un an après avoir quitté l'organisme, les anciens employés du BEC ne doivent pas :

  1. intervenir pour le compte ou au nom d'une autre personne ou d'une entité auprès d'un ministère ou d'un organisme avec lequel ils ont eu, personnellement ou par l'entremise de leurs subalternes, des rapports officiels importants au cours de l'année ayant précédée la fin de leur mandat;
  2. donner à leurs clients, au moyen de renseignements qui ne sont pas accessibles au public, des conseils touchant les programmes ou les politiques du BEC pour lequel ils travaillaient ou avec lequel ils entretenaient d'importants rapports directs;
  3. discuter ou donner de l'information sur la gestion interne de l'organisme de même que toute information reliée aux activités financières, de marchés de services, de sécurité ou de ressources humaines ou à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels.

6.6 Réduction de la période de restriction

L'Enquêteur correctionnel a le pouvoir de réduire ou d'annuler la période de restriction d'emploi pour un employé ou un ex-employé du BEC. Cette décision doit tenir compte des éléments suivants :

  1. les circonstances du départ de l'employé;
  2. les perspectives générales d'emploi de l'employé ou de l'ex-employé du BEC;
  3. l'importance que le BEC attache aux renseignements détenus par l'employé ou l'ex-employé du BEC dans le cadre de son poste au sein de l'organisme;
  4. l'intérêt de transférer rapidement au secteur privé, à d'autres secteurs gouvernementaux ou à des secteurs non gouvernementaux, les connaissances et les compétences d'un employé ou d'un ex employé du BEC;
  5. la mesure dans laquelle le nouvel employeur pourrait tirer un avantage commercial indu ou des avantages de nature privée en embauchant un employé ou un ex-employé du BEC;
  6. l'autorité et l'influence qu'a exercée l'employé ou l'ex-employé du BEC et les dispositions prises dans d'autres cas.

Toute décision prise par l'Enquêteur correctionnel quant à l'annulation ou à la réduction de la période de restriction doit être consignée par écrit.

6.7 Arrangements de départ

Lorsqu'un employé a l'intention de quitter le BEC, l'Enquêteur correctionnel doit s'assurer que cet employé connaît les exigences relatives à l'après-mandat.

6.8 Nouvel examen

Un employé ou un ex-employé du BEC peut demander à l'Enquêteur correctionnel de réexaminer toute décision ayant trait à son observation des mesures concernant l'après-mandat.

Annexe A - Responsabilités et obligations générales des employés au travail

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Consommation de substances intoxicantes et de tabac

Un employé ne doit jamais se présenter au travail sous l'influence de l'alcool ou de drogues illégales. Il est interdit aux employés de consommer de l'alcool ou des drogues illégales lorsqu'ils sont en service, qu'ils conduisent un véhicule en déplacement officiel ou qu'ils se trouvent dans des locaux où le BEC exerce ses activités.

Cependant, il est reconnu qu'à l'occasion, il peut y avoir une consommation d'alcool dans les locaux du BEC lors de la célébration d'événements spéciaux. De telles activités doivent être autorisées par l'Enquêteur correctionnel et prendre place dans des endroits qui ne sont pas ouverts au public. Suite à ces activités, les employés doivent être en mesure d'accomplir leurs tâches de façon efficace. L'incapacité causée par la consommation de boissons alcoolisées ne sera pas tolérée.

Les employés ne sont pas autorisés à fumer dans l'exercice de leurs fonctions (à moins d'être en pause) ou dans un immeuble où le BEC exerce ses activités.

Contact avec le public et les collègues – Sensibilité, respect et réceptivité

Les employés doivent en tout temps faire preuve de courtoisie et de respect à l'égard du public et des personnes avec qui ils travaillent, même dans les conditions difficiles comme les périodes de stress personnel et la provocation.

Les employés ne doivent jamais faire des commentaires ou des gestes de nature abusive, moqueuse, menaçante, insultante, offensante ou provocatrice à l'endroit de quiconque. Consulter l'article 2 de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Les employés ne doivent pas se livrer à des pratiques discriminatoires fondées sur la race, la nationalité, l'origine ethnique, la couleur, la religion, l'âge, le sexe, l'orientation sexuelle, la situation familiale, l'incapacité ou la condamnation relative à une infraction pour laquelle une réhabilitation a été accordée.

Les employés doivent rapporter sans tarder à leur directeur tous les renseignements sur les incidents survenus et collaborer à toute enquête subséquente.

Accès aux réseaux informatiques et utilisation de ceux-ci

Si un employé a accès aux systèmes, au matériel informatique et aux logiciels du BEC ou qu'il les utilise, il doit s'efforcer de protéger le BEC contre toute menace possible à la sécurité, notamment en :

  • prenant garde d'éviter la destruction accidentelle ou délibérée des données et du matériel, la communication de renseignements de nature délicate, l'accès à son code d'identification et à son mot de passe, le vol et l'altération, ainsi que l'exposition à des virus;
  • respectant les politiques et les procédures du BEC et des fournisseurs de service en ce qui a trait aux restrictions liées à l'accès aux banques de données, ainsi qu'à l'affichage de renseignements;
  • respectant les politiques et les procédures du BEC et des fournisseurs de service en ce qui a trait à l'achat et à l'utilisation de logiciels et d'autres systèmes, y compris se conformer aux restrictions liées à la sécurité;
  • signalant à son superviseur toute atteinte à la sécurité, aux politiques et aux normes informatiques.

Les systèmes informatiques ou ceux d'organismes externes utilisés à partir du réseau du Bureau, les logiciels, le matériel, les réseaux, Internet et le courrier électronique ne doivent être utilisés que pour les activités autorisées.

Cependant, une utilisation limitée à des fins personnelles d'Internet et du courrier électronique est permise, dans la mesure où elle est conforme à toutes les lois, politiques et lignes directrices pertinentes, où elle ne nuit pas à la productivité de l'employé ou à celle de ses collègues et où elle n'impose aucun fardeau de stockage à l'infrastructure informatique du BEC.

Au nombre des utilisations à des fins personnelles qui sont acceptables, mentionnons les utilisations aux fins des activités professionnelles, du perfectionnement, ou de la lecture ou de la rédaction de brefs courriels après les heures de travail ou pendant une pause.

Voici certains exemples d'inconduite quant à l'utilisation des réseaux électroniques, qui sont des infractions au Code criminel :

  • visionner, télécharger, posséder et distribuer sciemment des images ou du matériel de pornographie juvénile;
  • communiquer des images, du matériel ou des courriels contenant un langage injurieux ou des commentaires inappropriés susceptibles de blesser la réputation d'une personne en exposant cette personne à la haine, au mépris ou au ridicule, ou conçus pour insulter la personne;
  • porter atteinte aux droits d'auteur;
  • utiliser l'ordinateur d'une autre personne à des fins non appropriées ou éthiques;
  • s'adonner au piratage informatique ou tenter de faire échec aux dispositifs de sécurité des réseaux électroniques.

Les agents autorisés des fournisseurs de service peuvent accéder à des sites à accès restreint comme des sites pornographiques ou des sites incitant à la haine lorsqu'ils mènent des enquêtes autorisées ou des missions de reconnaissance, ou lorsqu'ils élaborent du matériel de formation sanctionné par le BEC, ou font des recherches à cette fin. Les directeurs peuvent être dans l'obligation de visionner tous les genres de matériel pour pouvoir rendre des décisions au sujet de leur admissibilité.

Questions financières

Emprunt ou prêt d'argent

Les employés ne doivent pas :

  • emprunter de l'argent d'un délinquant;
  • présenter un chèque personnel pour qu'il soit encaissé par un délinquant;
  • demander à un employé de signer un instrument financier, à titre d'endosseur ou de cosignataire, pour obtenir une somme prêtée ou empruntée, à moins que l'employé ne soit l'époux ou le conjoint de fait (ou un parent).

Précautions relatives à l'argent, aux cartes de crédit et aux articles ayant une valeur financière

Les employés doivent suivre les procédures établies et les normes de précaution raisonnables en ce qui a trait à la comptabilisation, la protection et l'utilisation des fonds et des cartes de crédit du gouvernement ainsi que de tout autre article ayant une valeur financière (p. ex. cartes d'appel ou cartes de voyage) en leur possession ou contrôle.

Les employés doivent informer immédiatement leur directeur si des fonds, des cartes de crédit ou d'autres articles ayant une valeur financière qui leur ont été confiés sont égarés, perdus ou volés, ou utilisés de façon inappropriée.

Jeux de hasard illicites

Les employés ne sont pas autorisés à jouer à des jeux de hasard dans les installations du BEC ou pendant qu'ils sont en fonction. La Politique d'utilisation des réseaux électroniques du gouvernement interdit l'utilisation des systèmes informatiques et des réseaux électroniques pour jouer à des jeux de hasard illicites.

Les tirages communément appelés « 50-50 », c'est-à-dire une collecte faite parmi les employés pour constituer une somme d'argent dont la moitié irait au gagnant du tirage et l'autre moitié à un organisme de bienfaisance, ne sont pas couverts par le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique parce qu'il ne s'agit pas d'une sollicitation auprès du secteur privé. Ces tirages sont des activités sociales et volontaires, que partagent les employés. Toutefois, les employés doivent savoir que ce type de tirage est réglementé par les autorités provinciales et peut nécessiter un permis.

Dispositions juridiques et fraude

Les employés doivent respecter les dispositions législatives régissant les questions financières et éviter toute situation de fraude possible ou utilisation inappropriée de fonds, conformément à ce que stipulent la Loi sur la gestion des finances publiques et le Code criminel.

Les employés doivent informer immédiatement leur directeur s'ils ont connaissance d'une infraction ou d'une fraude.

Les employés ne doivent pas conspirer ou se concerter pour frauder l'État, ou encore donner à une autre personne l'occasion de le faire ou de lui permettre intentionnellement d'enfreindre la loi.

Harcèlement et discrimination

Le harcèlement comprend tout acte, tout propos ou toute exhibition répréhensible qui déprécie, rabaisse, humilie ou embarrasse une personne, ou tout acte d'intimidation ou de menace.

Tous les employés ont le droit de travailler dans un milieu exempt de harcèlement et de discrimination. Le harcèlement et la discrimination nuisent au milieu de travail et au bienêtre individuel et ne seront pas tolérés.

Bien que la haute direction soit responsable de favoriser un milieu de travail exempt de harcèlement, il incombe à tous de traiter leurs collègues avec équité, respect et dignité.

Consulter la politique du gouvernement sur la prévention et le règlement du harcèlement en milieu de travail.

Il est interdit aux employés d'avoir un comportement répréhensible envers une ou d'autres personnes en milieu de travail, et dont ils savent ou auraient raisonnablement dû savoir qu'un tel comportement pouvait offenser ou causer préjudice.

Il est interdit aux employés d'adopter un comportement de discrimination ou de harcèlement, par action ou par omission, qui peut causer préjudice aux relations de travail d'un employé, à sa sécurité d'emploi ou à son bien-être général au travail. Cette interdiction s'applique aussi à la discrimination ou au harcèlement à l'égard d'employés du BEC qui peut survenir à l'extérieur du lieu de travail ou en dehors des heures de travail. Le harcèlement est une question grave, et le dépôt d'une plainte injustifiée pour harcèlement est inacceptable.

Si un employé est témoin de harcèlement ou de discrimination ou qu'il est victime de harcèlement, il doit en parler à son directeur et demander son aide.

Conduite en dehors des heures de travail

Généralités

La conduite d'un employé en dehors des heures de travail relève habituellement de la vie privée. Toutefois, elle peut devenir une question liée au travail si elle :

  • nuit à la réputation du BEC ou à l'exécution de son mandat;
  • met dans l'embarras l'organisme ou son personnel;
  • rend l'employé inapte à remplir une exigence de ses fonctions;
  • mène d'autres employés à refuser de travailler avec l'employé ou les rendent réticents à le faire ou incapables de le faire;
  • l'amène à être reconnu coupable d'une grave infraction au Code criminel, et par conséquent porte atteinte à la réputation de l'organisme et de ses employés. Par exemple, la nature des accusations criminelles peut être incompatible avec les fonctions d'enquêteur;
  • rend difficile pour le BEC de gérer efficacement ses activités ou de diriger son effectif, ou les deux.

Un employé doit aviser son directeur dans les plus brefs délais s'il est arrêté, détenu ou accusé au Canada ou à l'étranger d'une infraction à une loi, à un règlement, à une loi fédérale ou au Code criminel liée à ses fonctions officielles. Il doit signaler toute contravention reçue alors qu'il conduisait un véhicule loué (en déplacement pour le travail).

Activités politiques

Un employé peut participer à des activités politiques tant que celles-ci ne portent pas atteinte ou ne semblent pas porter atteinte à sa capacité d'exercer ses fonctions de façon politiquement impartiale. Un employé doit consulter le directeur en cas de doute concernant le caractère approprié de l'activité à laquelle il désire participer.

Consulter le document d'orientation publié par la Commission de la fonction publique pour faciliter la prise de décisions raisonnables sur la participation à des activités politiques en tenant compte des circonstances particulières.

Lorsqu'il prend part à des activités politiques, un employé doit veiller à ce que la nature de sa participation ne porte pas atteinte à sa capacité :

  • de demeurer loyal envers le gouvernement du Canada;
  • de maintenir une fonction publique impartiale et efficace;
  • d'être neutre sur le plan politique, en considération de son poste et de sa visibilité à titre d'employé du BEC.

En vue d'être candidat à une élection fédérale, provinciale ou territoriale, un employé doit demander et obtenir un congé sans solde de la Commission de la fonction publique.

En vue d'être candidat à une élection municipale, un employé doit demander et obtenir la permission de la Commission de la fonction publique.

Commentaires publics au nom du BEC

Seuls les porte-parole autorisés peuvent faire des déclarations ou formuler des commentaires au sujet de la position du BEC sur un sujet donné. Si un employé se voit demander la position du BEC sur une question, il doit transmettre la demande par l'intermédiaire du directeur ou du directeur exécutif et avocat général.

Critique publique du BEC

Les employés du BEC doivent faire preuve de prudence en s'assurant que leurs commentaires publics :

  • ne contribuent pas à endommager la propriété ou les biens du BEC;
  • ne minent pas ou ne compromettent pas l'intégrité ou la sécurité des opérations du BEC ou de la sécurité nationale;
  • ne nuisent pas à leur capacité d'exercer leurs fonctions;
  • ne remettent pas en question leur impartialité dans l'exercice de leurs fonctions;
  • ne nuisent pas à la capacité du BEC d'exécuter son mandat.

En cas de doute, les employés sont fortement encouragés à discuter de la question avec leur directeur.

Les employés doivent utiliser des moyens internes pour porter une critique à l'attention de la haute gestion du BEC.

Sécurité

Dans l'exercice de leurs fonctions, les employés doivent respecter les normes, les règles et les procédures de sûreté et de sécurité établies pour le milieu de travail et l'utilisation de l'équipement. Ils doivent signaler sans tarder à leur directeur toute menace ou tout danger, tout accident ou toute blessure au travail qui a trait à eux-mêmes ou à d'autres employés.

Annexe B - Informations additionnelles

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Les informations qui suivent décrivent de façon générale les principales normes de conduite minimales devant être respectées par tous les employés du BEC. Naturellement, ces normes pourraient évoluer au fil du temps en fonction des modifications apportées aux services qu'offre le BEC.

Conditions d'emploi

Les employés doivent respecter les modalités d'emploi du BEC.

Apparence

Les employés du BEC doivent s'assurer que leur apparence et leur tenue vestimentaire reflètent l'image professionnelle de l'organisme. On s'attend à ce qu'ils soient habillés proprement et que leur apparence soit soignée. Leur tenue et leur apparence doivent être conformes aux fonctions qu'ils exercent et ne doivent pas nuire au rendement d'autres employés.

Soin et utilisation de biens et d'objets de valeur du BEC

Les employés ne doivent pas utiliser des biens, de l'équipement, du matériel ou des installations achetés, utilisés ou loués par le BEC à des fins qui ne sont pas officielles, à moins d'en avoir reçu l'autorisation en bonne et due forme de la haute gestion. Cela s'applique, sans toutefois s'y limiter, aux immeubles, à l'espace, aux locaux, aux installations, aux fichiers, aux documents, au matériel et aux fournitures de bureau, aux ordinateurs, aux logiciels, au matériel vidéo, aux appareils de télécommunication comme les téléphones cellulaires ainsi qu'aux cartes de crédit et d'appels du gouvernement. Les employés ne peuvent pas transporter une personne dans un véhicule loué pour les activités du BEC, à moins que la présence de cette personne soit liée à une affectation officielle, autorisée par la gestion ou qu'elle soit dans le meilleur intérêt du BEC.

On s'attend à ce que les employés soient responsables des biens et objets de valeur du BEC, y compris l'information, qu'ils détiennent ou contrôlent, et qu'ils les protègent. Si un article est perdu, volé ou endommagé, l'employé doit signaler immédiatement l'incident à la haute gestion.

Pièce d'identité des employés du BEC

Les employés doivent porter leurs pièces d'identité d'employé uniquement aux fins auxquelles elles sont destinées et dans le meilleur intérêt du BEC. Une carte d'identité du gouvernement doit être montrée lorsqu'on demande à un employé de s'identifier dans des locaux du gouvernement pour indiquer qu'il est un représentant du gouvernement.

Il est interdit aux employés d'utiliser leur titre professionnel ou toute autre pièce d'identité officielle pour obtenir ou sembler obtenir un privilège, une faveur pour lui ou d'autres personnes, ou pour faire quoi que ce soit d'illicite, d'inapproprié ou à l'encontre du meilleur intérêt du BEC. De telles infractions sont jugées graves et entraîneront des mesures disciplinaires.

Advenant la perte, le vol ou l'endommagement de leur pièce d'identité, les employés doivent immédiatement le signaler à la haute direction.

Propriété intellectuelle

Consulter l'article 12 de la Loi sur le droit d'auteur et l'article 3 de la Loi sur les inventions des fonctionnaires.

Un employé ne peut pas vendre ni commercialiser quelque chose qui a été créé, conçu, développé ou produit dans le cadre de ses fonctions, même si l'employé en question ou toute autre personne, a amélioré ou modifié cette chose en dehors des heures de travail.

Les articles originaux, de même que les articles professionnels et techniques préparés par un employé du BEC, dans le cadre de son emploi, devront demeurer dans les dossiers appropriés au Bureau pour la durée de vie normale de tels dossiers.

Dans le cas où un employé du BEC désire publier un article original ou un article professionnel ou technique écrit dans le cadre de ses fonctions :

  • il doit d'abord obtenir l'approbation de l'Enquêteur correctionnel;
  • l'Enquêteur correctionnel peut suggérer des révisions et différer l'approbation de publication.

Le BEC ne doit pas différer l'approbation de publication de tels articles ou monographies sans raison valable. À la discrétion du gestionnaire délégué, et lorsqu'il est possible de le faire, la qualité d'auteur sera reconnue dans les publications du BEC. Lorsqu'un employé du BEC agit comme seul auteur, comme coauteur ou comme réviseur d'une publication originale, sa qualité d'auteur ou son titre de réviseur devra normalement apparaître sur la page de titre de la publication.

Remise de biens et d'articles de valeur du BEC à la cessation d'emploi

Un employé doit remettre tout bien ou article de valeur du BEC reçu dans le cadre de son travail lorsqu'il quitte son poste ou qu'une autorité compétente lui demande, à moins d'avoir été autorisé par la haute gestion à le conserver.

Confidentialité et divulgation de renseignements

Les employés doivent s'assurer de respecter toutes les lois, directives et procédures en ce qui a trait à la collecte, à l'utilisation, à l'échange, à la conservation, à la divulgation, à la distribution et à la destruction de tout renseignement personnel concernant des personnes ou de toute information commerciale concernant des entreprises.

Lorsqu'un fonctionnaire ou un employé du BEC prête le Serment professionnel et engagement au secret professionnel / Affirmation solennelle et engagement au secret professionnel, il promet ou affirme qu'il ne divulguera ou ne révèlera aucune information dont il aura pris connaissance dans le cadre de son emploi. Un employé doit garder strictement confidentiel tout renseignement obtenu sur les clients du BEC et toute autre information officielle à laquelle le public n'a pas accès, y compris l'information sur les politiques, les programmes, les pratiques et les procédures.

Un employé peut communiquer ce type d'information à des clients ou à des représentants désignés seulement s'il y est expressément autorisé par des directives législatives ou des directives du BEC.

Un employé peut accéder à des renseignements officiels seulement s'il y est autorisé et que cette information est nécessaire à l'exercice de ses fonctions. Dans aucune circonstance, un employé peut utiliser cette information à des fins personnelles, pour des avantages ou des gains financiers pour lui-même, des membres de sa famille ou toute autre personne. Les employés sont tenus de protéger les renseignements officiels et doivent utiliser, traiter, conserver et manipuler l'information désignée ou classifiée seulement aux fins prévues par le BEC. Un employé ne peut pas enlever, cacher, changer, mutiler, copier ou détruire des renseignements officiels.

Il est interdit aux employés de détruire, de modifier, de falsifier ou de dissimuler un dossier, ou de demander à une autre personne de le faire, dans l'intention de porter atteinte au droit d'accès défini dans l'article 67.1 de la Loi sur l'accès à l'information ou de divulguer des renseignements personnels sans avoir l'autorisation prévue par la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les employés doivent consulter un directeur s'ils ont des doutes quant à la façon de traiter des renseignements précis.

Lorsqu'un employé quitte le BEC, il ne peut pas apporter avec lui ou conserver des dossiers ou des documents, y compris des documents papier, des CD et des disquettes renfermant notamment de l'information électronique, des vidéos, à moins d'en avoir été autorisé par la haute gestion.